Review Buku : Manajemen Proyek, Konsep dan Implementasi

Manajemen Proyek

Konsep dan Implementasi

Buku ini membahas tentang “Manajemen Proyek : Konsep dan Implementasi” yang ditulis oleh Budi Santosa tahun 2009. Manajemen proyek yang merupakan sebuah disiplin ke ilmuan dalam hal perencanaan, peorganisasian, pengolahan, untuk mencapai tujuan-tujuan proyek dan juga memiliki beberapa fungsi yaitu pelingkupan, perencanaan, perkiraan, penjadwalan, pengarahan dan juga pengontrolan. Disini saya akan review dari buku ini pada bab : 2. Siklus Hidup Proyek, 3. Organisasi Proyek, 4. Tim proyek.

1.        Siklus Hidup Proyek

Pada sebuah proyek secara umum, sebuah metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan sampai tujuan proyek terlaksanakan. Pada manajemen proyek proyek pasti akan berkembang dan memiliki tahapan tahapan tertentu pada perkembangan nya. Dan ada 6 tahapan siklus hidup proyek yang diberikan sebagai berikut :

• Riset dan Pengembangan (R&D)

Dimana pada tahap ini sebuah produk yang akan dipasarkan, terlebih dahulu menentukan model dan desain pembuatan produk.

• Pengenalan Pasar.

Dimana pada tahap ini produk siap dipasarkan, dan kita dapat melihat bagaimana tanggapan masyarakat terhadap produk yang kita pasarkan.

• Tumbuh

Dimana adanya peningkatan terhadap minat masyarakat tentang produk yang dipasarkan.

• Matang

Dimana pada tahap ini pemasaran produk sudah mencapai batas maksimal maka dari itu perusahaan tinggal menjaga batas pemasaran produk ini agar dapat berlangsung lama, karena sudah tidak bisa penambahan produk tersebut.

• Penurunan

Tahap dimana masa pemasaran sebuah produk menurun.

• Mati

Yaitu, dimana sebuah pemasaran produk mencapai tahapan akhir, karena tidak adalagi minat masyarakat terhadap produk tersebut dan produk tersebut sudah tidak dipasarkan kembali.

Secara grafis tahap-tahap proyek dibagi menjadi 4 tahapan proyek, sebagai berikut : 

• Tahap Konsepsi 

       Pada tahap konsepsi ini terbagi menjadi dua bagian yaitu : Inisiasi Proyek dan Kelayakan Proyek.

         * Inisiasi proyek adalah titik dimana lahirnya suatu ide proyek. Suatu pengklarifikasian sebuah proyek terhadap masalah guna untu mencari solusi dari masalah tersebut.

          * Kelayakan proyek adalah sebuah investigasi terhadap masalah pada proyek dan mengembangkan solusi secara lebih detail terhadap proyek apakah masalah ini dapat terselesaikan dan cukup bermanfaat secara ekonomis.

• Tahap Perencanaan

Pada tahap perencaan ini didalam siklus hidup suatu proyek meliputi beberapa kegiatan :

                  * Penyimpanan rencana proyek secara detail

                               * Penentuan spesifikasi proyek secara rinci.

• Tahap Eksekusi

Pada tahap ini dimana adanya campur tangan pengguna sudah sangat jarang dan sedikit, keputusan diambil secara langsung dari tangan pelaksana proyek.

• Tahap Operasi

Proyek sudah dapat dianggap selesai jika pelaksana proyek telah memberikan kepada pengguna. Setelah itu pengguna dapat menjalankan proyek tersebut.

2.        Organisasi Proyek

Pada Pembahasan kali ini tentang Organisasi Proyek, dimana sebuah organisasi yang berkembang pada suatu bidang tertentu, yang didalam sebuah struktur organisasi tingkat kondisi dan perkembangan dapat berubah-ubah sesuai kondisi lingkungan. Dalam struktur organisasi adapula dasar penyusunannya seperti yang dibawah ini :

·         Berdasarkan Produk

·         Berdasarkan Lokasi

·         Berdasarkan Proses

·         Berdasarkan Pelanggan

·         Berdasarkan Fungsi

           a.     Proyek sebagai bagian dari Organisasi Fungsional

Adapula fungsi dari bagian organisasi proyek yaitu, dimana gunanya sebagai alternatif untuk proyek tersebut. Fungsi-fungsi organisasi membagi proyek berdasarkan departemennya, agar lebih mudah ditentukan. Dalam fungsional pada organisasi, kita dapat mengethui beberapa hal guna fungsi proyek tersebut, yaitu :

·         Fungsi Pemasaran

·         Fungsi Personalia

·         Fungsi Produksi

·         Fungsi Keuangan

Kelebihan dari Organisasi Fungsional : 

• Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan.

• Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banyak proyek yang berbeda.

• Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu grup untuk membagikan pengetahuan dan pengalaman yang mereka punya dalam menyelesaikan sebuah masalah.

• Divisi fungsional bisa menjadi pokok kelangsungan teknologi bila ada seseorang yang keluar dari proyek atau sebuah organisasi.

• Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir kedepan yang baik bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.

Kelemahan dari Organisasi Fungsional :

• Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.

• Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas- aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.

• Dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional ini tidak ada individu yang diberi tanggung jawab  penuh untuk mengurus proyek.

            b.    Organisasi Proyek Murni

 Suatu organisasi proyek murni yang artinya suatu proyek terpisah dari organisasi induk. Proyek ini, melakukan engembangan diluar dari sub kontraktor atau supplier itu tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.

            c.    Organisasi Matriks

Organisasi matrik dimana organisasi ini dikembangkan guna mengurangkan kekurangan-kekurangan terhadap organisasi sebelumnya. Organisasi matriks ini sebagai jalan tengah diantar organisasi fungsional dan murni. Dalam organisasi ini, perlunya memodifikasi ulang terhadap struktur sebelumnya.  Proyeks matriks ini biasanya diterapkan pada proyek-proyek berskala menengah yang bersifat komplesitas yang sedang dan tinggi.

 

3.        Tim Proyek

  Tim proyek merupakan personil dari organisasi pengelola proyek. Dalam tim proyek ini terdapat personil funsional dari organisasi induk dan personil inti dari tim. Ada 2 kedudukan dari personil inti dari tim proyek dimana yang pertama tim inti yang bertempat dikantor pusat dan yang kedua lokasi dilapang yang dipimpin langsung oleh manajer lapangan.

a.        Manajer Proyek

Manajer proyek bertugas untuk melakukan tugas yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai orang utama dalam manajemen proyek, ia mengintegrasikan apa saja dan siapa saja untuk mencapai performansi yang ditargetkan. Manajer proyek juga seorang komunikator.

b.        Kompetensi dan Orientasi Manajer Proyek

Tingkat pentingnya kemampuan manajerial dan kemampuanteknik yang bergantung pada jenis proyek. Kemampuan teknis proyek harus kompleks untuk pengembangan produk pada proyek, dengan kemampuan manajerial yang lebih menonjol.

c.         Anggota Tim Proyek 

           Beberapa anggota tim proyek dalam pengelolaan proyek sebagai berikut :

• Contract Administrator

Seseorang yang bertanggung jawab dalam penyiapan proposal, negosiasi kontrak, mengintegrasikan keperluan clalam kontrak dengan rencana proyek,dokumentasi masalah hukum dll.

• Project Controller

Project controller bekerja sama dengan manajer proyek untuk memberikan tugas dan tanggung jawab kepada sesorang, memonitor kemajuan pekerja, mengevaluasi jadwal dan biaya dll.

• Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial kepada manajer proyek, membantu dalam memantau tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, dan mencari solusi dalam menyelesaikan masalah finansial.

• Manajer lapangan

Untuk mengawasi pengujian, pemasangan, pemeliharan proyek, dan penyerahan proyek terhadap konsumen.

• Quality Assurance Supervisor

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.

DAFTAR PUSTAKA

Budi Santosa, 2009, Manajemen Proyek : Konsep dan Implementasi, Yogyakarta : Graha Ilmu